Sport Fryslân hecht waarde aan tevreden relaties en werkt daarom voortdurend aan de kwaliteit van de diensten die we leveren. Waar gewerkt wordt, kunnen echter fouten worden gemaakt en/of kunnen misverstanden ontstaan. Indien u ontevreden bent over onze dienstverlening, de medewerkers van Sport Fryslân of wat voor aspect van de organisatie dan ook, dan nodigen we u uit om ons dat zo snel mogelijk te laten weten.

Heeft de klacht betrekking op een externe werklocatie of externe organisatie, zoals een basisschool of kinderopvang waar een van onze buurtsportcoaches of vakleerkrachten te werk gesteld is, dan geldt de klachtenprocedure van die locatie/organisatie.

Wij nemen uw opmerkingen zeer serieus en we zoeken graag met u naar een passende oplossing. Wij waarderen het dan ook zeer als u het ons laat weten als u een klacht heeft. U kunt ervan verzekerd zijn dat wij alle gegronde klachten meenemen in de evaluatie van onze organisatie en onze uiterste best doen om maatregelen te nemen om herhaling van het betreffende probleem te minimaliseren. Alle klachten zullen vertrouwelijk worden behandeld.

A. Persoonlijk oplossen van de klacht
Vaak kunnen klachten het beste tijdens een persoonlijk gesprek (telefonisch of in persoon) worden opgelost. Wij verzoeken u daarom eerst contact op te nemen voor overleg over het probleem. U kunt dit melden via info@sportfryslan.nl. Wij nemen dan zo spoedig mogelijk contact met u op.
Als de klacht een bepaalde persoon betreft, zullen we proberen u eerst met de betreffende persoon in contact te brengen om samen tot een oplossing te komen. Lukt dit niet of heeft u redenen om dit niet te willen, dan kunt u contact opnemen met de klachtencommissie (directeur/ bestuurder, HR adviseur en direct leidinggevende).

B. Schriftelijke klachtenprocedure
Is uw probleem met een gesprek niet verholpen of leent de klacht zich volgens u niet voor een gesprek, dan kunt u de klacht formeel schriftelijk indienen. Dit kan door het klachtenformulier te printen, in te vullen en per post te verzenden of door een mail te sturen naar info@sportfryslan.nl met daarin de volgende gegevens:

• Naam organisatie
• Uw voor- en achternaam
• Uw adres + postcode + woonplaats
• Uw telefoonnummer
• Uw e-mailadres
• Omschrijving klachten
  • Voor een snelle en zorgvuldige behandeling van uw klacht vragen wij u uw klacht zo concreet mogelijk te beschrijven: wat is de aard en omvang van het probleem, wat en/of wie betreft het? Hoe lang speelt het al; heeft het zich één of meerdere keren voorgedaan?
• Antwoord op de vragen:
  • Indien relevant: als u al een idee heeft over een mogelijke oplossing of anderszins de reactie die u van ons wenst: Wat zou dat dan zijn?
  • Heeft u al telefonisch contact gehad over de klacht, en zo ja met wie, en wat is daar uit gekomen?

C. Verloop procedure
De procedure voor klachten is als volgt: de klachtencommissie behandelt uw klacht zo spoedig mogelijk en zal met u en de andere betrokkenen overleggen om tot een bevredigende oplossing te komen. Lukt het hen niet om binnen enkele dagen inhoudelijk te reageren, dan zal de klachtencommissie in ieder geval binnen enkele dagen de ontvangst van uw klacht bevestigen. In de meeste gevallen neemt een lid van de klachtencommissie ook contact met u op om te overleggen over de verdere stappen. Ook kunt u om een nadere toelichting of verdere informatie worden gevraagd.

Proces stappen onderzoek:

• Klachtencommissie neemt contact op met de klager.
• Klachtencommissie hoort de beklaagde.
• Klachtencommissie overlegt met andere betrokken stakeholders zoals schooldirecteur of collega’s en leidinggevende.
• Klachtencommissie doet onderzoek naar de klacht o.a. door informatie te vergaren, volgens relevante richtlijnen, wettelijke kaders enz.
• Het houden van een hoorzitting indien nodig.

Oordeelsvorming:

• De klachtencommissie spreekt een oordeel uit over de gegrondheid van de klacht met motivering.
• Klager en beklaagde ontvangen een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van de procedure en uitspraak.

D. Overige aspecten klachtenregeling
Alle aspecten van de afhandeling van uw klacht zullen worden vastgelegd. Uiteraard zal zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie worden omgegaan. In bepaalde situaties kan het noodzakelijk zijn om extern advies in te winnen bij onze vertrouwens contactpersoon of bij andere professionele onafhankelijke instanties.
Met het indienen van uw formele klacht wordt u daarom toestemming gevraagd om (kopieën van) relevante stukken ter beschikking te stellen aan die eventuele deskundigen. Zoals bij ons gebruikelijk vragen wij hen voor geheimhouding te tekenen.

E. Registratie
Alle klachten worden geregistreerd en opgeslagen in een beveiligde omgeving. De documentatie wordt minimaal één jaar bewaard.