Deelname voorwaarden ApenkooiXL On Tour Fryslân 2026/2027 voor schoolklassen

• Inschrijving gebeurt via het officiële inschrijfformulier op https://sportfryslan.nl/apenkooixl-on-tour. Het tijdstip van ontvangst van de bevestiging van inschrijving door Sport Fryslân geldt als bewijs van volgorde. 

• De inschrijving is pas definitief na bevestiging door Sport Fryslân. 

• Er geldt een uiterste inschrijfdatum die per gemeente op de evenementpagina vermeld wordt. Inschrijvingen na deze datum worden alleen geaccepteerd op basis van beschikbaarheid. 

• Per evenementsdag is er ruimte voor maximaal 12 klassen. Scholen mogen meerdere klassen aanmelden. 

• Bij meer dan 12 aangemelde scholen, mag er van de eerste 12 aangemelde scholen één klas meedoen. Welke klas dat wordt, mag de school zelf kiezen.
• Bij minder dan 12 aangemelde scholen, kunnen van sommige scholen meerdere klassen meedoen. De hoeveelheid klassen per school wordt zo eerlijk mogelijk verdeeld. De volgorde van aanmelden is van invloed.

• Geselecteerde scholen ontvangen een definitieve bevestiging met tijdslot, locatiedetails en praktische instructies. Niet-geselecteerde scholen ontvangen bericht met eventuele alternatieven. 

• Elke school dient minimaal één volwassen begeleider per klas aan te wijzen, verantwoordelijk voor toezicht en gedrag van de leerlingen. 

• De begeleider is aanwezig tijdens de gehele duur van het evenement en fungeert als aanspreekpunt voor de organisatie. 

• Indien een begeleider op de dag van het evenement onverwacht wegvalt, dient de school dit zo spoedig mogelijk te melden bij de organisatie. Deelname van de betreffende klas is in dat geval alleen mogelijk met een volwaardige vervanger. 

• Deelname aan ApenkooiXL On Tour geschiedt op eigen risico van de leerling en de school, voor zover wettelijk toegestaan. 

• Deelnemers dienen sportieve gymkleding en binnensportschoenen te dragen. Voor de rest is alles aanwezig. 

• Leerlingen met medische beperkingen of blessures dienen dit vooraf te melden bij de eigen begeleider en/of de organisatie, bij voorkeur via het opmerkingenveld in het inschrijfformulier. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor veiligheidscoördinatie op de dag van het evenement en worden direct daarna verwijderd, conform de privacyverklaring van Sport Fryslân (zie artikel 9). 

• Van deelnemers wordt sportief en respectvol gedrag verwacht tegenover andere klassen, begeleiders en de organisatie. 

• De ter plekke aanwezige vertegenwoordiger van Sport Fryslân is bevoegd om bij wangedrag (zoals fysiek geweld, pesten of vernieling) een klas te diskwalificeren en/of te verwijderen van het terrein. Dit oordeel is bindend; hiertegen is geen beroep mogelijk. 

• Stichting Sport Fryslân is de contractuele wederpartij voor scholen. Eventuele aanspraken dienen uitsluitend gericht te worden aan Sport Fryslân; niet aan projectpartners De Friesland of AvontuurMakers. 

• Sport Fryslân, De Friesland en AvontuurMakers zijn niet aansprakelijk voor schade, verlies of diefstal van persoonlijke eigendommen van leerlingen of begeleiders. 

• De aansprakelijkheid van Sport Fryslân voor overige schade — voor zover deze wettelijk niet kan worden uitgesloten — is te allen tijde beperkt tot het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekeraar van Sport Fryslân in het concrete geval uitkeert. Sport Fryslân heeft een adequate evenementenaansprakelijkheidsverzekering afgesloten. 

• Uitsluiting van aansprakelijkheid geldt niet in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van Sport Fryslân zelf. 

• Scholen zijn zelf verantwoordelijk voor de verzekering van hun leerlingen en personeel. 

• Tijdens het evenement kunnen foto’s en video’s worden gemaakt voor promotionele doeleinden door Sport Fryslân, De Friesland en/of AvontuurMakers. De rechtsgrond voor deze verwerking is het gerechtvaardigd belang van de organisatie bij de promotie van sport en bewegen in Fryslân. 

• Scholen zijn verplicht ouders en verzorgers voorafgaand aan het evenement te informeren over het gebruik van beeldmateriaal, bij voorkeur via de schoolcommunicatie. Sport Fryslân stelt hiervoor desgewenst een modelbrief beschikbaar. 

• Ouders of verzorgers die bezwaar maken tegen gebruik van beeldmateriaal van hun kind, melden dit vooraf schriftelijk bij de school. De betreffende leerlingen krijgen tijdens het evenement een hesje om kenbaar te maken niet gefotografeerd of gefilmd te mogen worden. Dit hesje wordt actief aangeboden door de organisatie. 

• Beeldmateriaal wordt bewaard zolang het actief wordt ingezet voor promotie van Sport Fryslân of ApenkooiXL On Tour, met een maximum van 3 jaar na de opnamedatum. Daarna wordt het verwijderd of ge-anonimiseerd. 

• Annuleren dient schriftelijk doorgegeven te worden aan Sport Fryslân via het opgegeven contactadres. Omdat deelname kosteloos is, zijn er geen financiële consequenties verbonden aan annulering. 

• Bij overmacht (zoals extreme weersomstandigheden of overheidsmaatregelen) behoudt Sport Fryslân zich het recht voor het evenement te verplaatsen of te annuleren. Ingeschreven scholen worden hierover zo spoedig mogelijk geïnformeerd. 

• De organisatie behoudt zich het recht voor om klassen te weigeren of het programma aan te passen, indien dit noodzakelijk wordt geacht. 

• Sport Fryslân behoudt zich het recht voor deze deelname voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden tijdig gecommuniceerd via sportfryslan.nl. Bij reeds gedane inschrijvingen gelden de voorwaarden zoals die golden op het moment van inschrijving. 

• Persoonsgegevens worden verwerkt conform de privacyverklaring van Sport Fryslân, te raadplegen via https://sportfryslan.nl/privacy-policy/. Gegevens worden niet gedeeld met derden buiten het project. 

• Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Nederland. 

• Door inschrijving verklaart de school akkoord te gaan met deze deelname voorwaarden. 

ApenkooiXL On Tour Fryslân 2026/2027 is een initiatief van Sport Fryslân en De Friesland. Sport Fryslân is de organiserende partij en contractuele wederpartij; AvontuurMakers ondersteunt bij de uitvoering.